1. luku

Nimi, kotipaikka, tarkoitus ja kielet

1 § Nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Polin lääketieteellisen tekniikan yhdistys, lyhennettynä PLÄTTY. Näissä säännöissä siitä käytetään nimitystä yhdistys. Yhdistyksen kotipaikka on Espoon kaupunki. Yhdistys on Aalto Yliopiston Ylioppilaskunnan (AYY) alayhdistys.

Yhdistyksen englanninkielinen nimi on The Biomedical Association of Otaniemi, ja siitä käytetään samaa lyhennettä PLÄTTY.

2 § Yhdistyksen tarkoitus ja toiminta

Yhdistyksen tarkoituksena on toimia yhdyssiteenä lääketieteellisen teknologian alasta kiinnostuneiden välillä, sekä luoda ja ylläpitää hyviä suhteita opettajakuntaan, elinkeinoelämään ja tutkimuslaitoksiin. Tarkoituksena on myöskin ajaa opiskelijoiden etua korkeakoulussa ja perehdyttää heitä alaan.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys

• järjestää tutortilaisuuksia, saunailtoja yms. tilaisuuksia
• järjestää opintoretkiä alan yrityksiin ja tutkimuslaitoksiin
• tekee opintojaksoarviointia ja pyrkii kehittämään opintojaksoja yhdessä opettajakunnan kanssa
• luo ja ylläpitää yhteyksiä muihin lääketieteellisen tekniikan opiskelijoihin sekä Suomessa että ulkomailla
• hankkii mahdollisuuden mukaan yhdistyksen jäsenille harjoittelupaikkoja sekä ylläpitää paikoista rekisteriä
• pitää säännöllisesti yhteyttä opettajiin

3 § Toiminnan tukeminen

Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi järjestää illanviettoja ja huvitilaisuuksia, vastaanottaa lahjoituksia ja testamentteja ja toimeenpanna asianomaisen luvan saatuaan arpajaisia ja rahankeräyksiä. Lisäksi se voi kerätä jäsenmaksuja.

4 § Yhdistyksen kielet

Yhdistyksen viralliset kielet ovat suomi ja englanti. Ilmoituskielenä on englanti, ja pöytäkirjakielen voi istuva hallitus päättää omalle vuodellensa.

2. luku

Jäsenet ja maksut

5 § Jäsenet

Yhdistyksen jäseniä ovat varsinaiset, vanhat, ulko-, kannatus- ja kunniajäsenet. Varsinaisia jäseniä voivat olla vain AYY:n varsinaiset jäsenet.

Yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen yhdistyksen toiminnasta kiinnostunut AYY:n varsinainen jäsen.

Yhdistyksen vanhaksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen yhdistyksen toiminnasta kiinnostunut AYY:n vanha jäsen.

Yhdistyksen ulkojäseneksi voidaan hyväksyä yhdistyksen toiminnasta kiinnostunut henkilö, jota ei voida hyväksyä varsinaiseksi tai vanhaksi jäseneksi.

Yhdistyksen kannatusjäseneksi voidaan hyväksyä yhdistyksen toimintaa tukeva henkilö tai yhteisö

Yhdistyksen kunniajäseneksi voi yhdistyksen kokous kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kutsua henkilön, joka on erityisesti ansioitunut yhdistyksen toiminnassa tai muuten merkittävästi edistänyt sen pyrkimyksiä.

Esityksen kunniajäseneksi kutsumisesta tekee hallitus, mutta myös viisi (5) yhdistyksen jäsentä käsittävällä ryhmällä on siihen oikeus.

6 § Jäsenluettelo

Yhdistyksen on pidettävä kaikista jäsenistään jäsenluetteloa.

7 § Jäsenmaksut

Jäsenet ovat velvollisia suorittamaan kalenterivuosittain yhdistykselle jäsenmaksun, jonka suuruudesta ja keräämisestä tai keräämättä jättämisestä määrää yhdistyksen vuosikokous. Poikkeuksia ovat kuitenkin kunniajäsenet, joilta ei jäsenmaksua kanneta.

8 § Yhdistyksestä eroaminen

Jäsen voi erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle tai sen puheenjohtajalle tai suullisesti yhdistyksen kokoukselle.

9 § Yhdistyksestä erottaminen

Jäsen katsotaan eronneeksi, mikäli hän ei ole suorittanut jäsenmaksuaan ennalta imoitettuun eräpäivään mennessä.

Hallitus voi erottaa jäsenen, joka on törkeästi toiminut vastoin yhdistyksen tarkoitusta.

Ennen päätöksen tekemistä asianomaiselle jäsenelle on varattava tilaisuus selityksen antamiseen asiassa paitsi milloin erottamisen syynä on jäsenmaksun maksamatta jättäminen.

Erottamispäätös on julkistettava yhdistyksen virallisella ilmoitustaululla ja se on lisäksi viipymättä toimitettava kirjallisena erotetulle jäsenelle.

10 § Erottamispäätöksestä valittaminen

Erotetulla jäsenellä on oikeus kirjallisesti valittaa päätöksestä yhdistyksen kokoukselle, jonka täytyy tällöin vahvistaa päätös kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Valitus on toimitettava hallitukselle kolmenkymmenen (30) vuorokauden kuluessa hallituksen kokouksen tarkastetun pöytäkirjan julkistamisesta yhdistyksen virallisella ilmoitustaululla ja se on käsiteltävä lähinnä seuraavassa yhdistyksen kokouksessa, kuitenkin viimeistään kuudenkymmenen (60) vuorokauden sisällä valituksen jättöpäivästä.

3. luku

Yhdistyksen kokoukset

11 § Yhdistyksen kokoukset

Yhdistyksen kokouksia ovat vuosikokous, vaalikokous ja ylimääräiset kokoukset.

12 § Vuosikokous

Vuosikokous on pidettävä kevätlukukauden aikana ja siinä on käsiteltävä ainakin:

1. toimintakertomus edelliseltä vuodelta
2. tilikertomus ja tilinpäätös
3. tilintarkastajien lausunto
4. tilinpäätöksen hyväksyminen
5. vastuuvapauden myöntäminen tilivelvollisille
6. hallituksen valmistelema toimintasuunnitelma kuluvalle toimikaudelle
7. hallituksen valmistelema talousarvio kuluvalle toimikaudelle
8. Kerätäänkö kuluvalla toimikaudella jäsenmaksuja, ja jos kerätään, niiden suuruus sekä eräpäivä.

13 § Vaalikokous

Vaalikokous on pidettävä marras- tai joulukuun aikana ja siinä on käsiteltävä ainakin:

1. Hallituksen puheenjohtajan, sihteerin, rahastonhoitajan sekä muiden hallituksen jäsenten valinta seuraavaksi toimikaudeksi;
2. yhdistyksen toimihenkilöiden valinta seuraavaksi toimikaudeksi;
3. kahden tilintarkastajan ja heidän henkilökohtaisten varamiestensä valinta seuraavaksi toimikaudeksi.

14 § Ylimääräiset kokoukset

Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää, kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen varsinaisista jäsenistä tai kymmenen (10) yhdistyksen varsinaista jäsentä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä viimeistään neljäntoista (14) vuorokauden kuluessa vaatimuksen esittämisestä, luentokausien ulkopuolella kuitenkin viimeistään kolmenkymmenen (30) vuorokauden kuluessa vaatimuksen esittämisestä.

15 § Oikeudet yhdistyksen kokouksissa

Yhdistyksen kokouksissa on läsnäolo- ja puheoikeus kaikilla yhdistyksen jäsenillä. Varsinaisilla jäsenillä on esitysoikeus sekä äänioikeus siten, että jokaisella on yksi ääni.

16 § Päätöksenteko

Päätökset yhdistyksen kokouksessa tehdään ehdottomalla enemmistöllä annetuista äänistä, ellei näissä säännöissä toisin määrätä. Äänten jakautuessa tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa.

17 § Koolle kutsuminen

Kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika, paikka ja kokouksessa käsiteltävät asiat. Kutsu on julkaistava yhdistyksen verkkosivuilla ja jäsenistön sähköpostilistalla vähintään viisi (5) luentovuorokautta tai seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta. Lisäksi kokouskutsu lähetetään sähköpostitse niille, jotka ovat osoitteensa yhdistykselle ilmoittaneet.

18 § Päätösvaltaisuus

Kokous on päätösvaltainen, jos se on kutsuttu koolle sääntöjen määräämällä tavalla ja lästä on vähintään viisi (5) yhdistyksen varsinaista jäsentä.

19 § Käsiteltävät asiat

Kokouksessa käsitellään kokouskutsussa mainitut asiat.

Käsiteltäessä yhdistyksen sääntöjen muuttamista, hallituksen tai sen jäsenen taikka tilintarkastajan valitsemista tai erottamista, tilinpäätöksen vahvistamista ja vastuuvapauden myöntämistä tai yhdistyksen purkamista on asiasta mainittava kokouskutsussa.

20 § Luottamus- tai toimihenkilön erottaminen

Kokous voi perustellusta syystä vapauttaa luottamus- tai toimihenkilön kesken toimikauttaan, jolloin kokouskutsussa on siitä mainittava.

4. luku

Hallitus

21 § Hallitus

Yhdistyksen asioita hoitaa kalenterivuodeksi kerrallaan valittu hallitus.

Hallitukseen kuuluun puheenjohtaja, sihteeri, rahastonhoitaja sekä yhdestä kolmeen (1-3) muuta jäsentä.

22 § Hallituksen tehtävät

Hallituksen tehtäviin kuuluu:

• 1) johtaa yhdistyksen toimintaa;

• 2) valmistella yhdistyksen kokouksissa esille tulevat asiat ja toimeenpanna niissä tehdyt päätökset;

• 3) hoitaa yhdistyksen taloutta ja omaisuutta;

• 4) päättää jäseneksi hyväksymisestä;

• 5) laatia ehdotus yhdistyksen toimintasuunnitelmaksi, talousarvioksi, toimintakertomukseksi, ja tilinpäätökseksi;

• 6) valvoa toimikuntien ja toimihenkilöiden toimintaa;

• 7) kutsua yhdistyksen kokukset koolle tarpeen vaatiessa; sekä

• 8) edustaa yhdistystä.

23 § Hallituksen jäsenet

Hallituksen puheenjohtaja kutsuu koolle hallituksen kokoukset ja johtaa puhetta niissä, huolehtii yhdistyksen kokousten koollekutsumisesta sekä valvoo, että yhdistyksen toiminta on sääntöjen mukaista.

Hallitus nimeää keskuudestaan varapuheenjohtajan. Varapuheenjohtaja huolehtii puheenjohtajan tehtävistä tämän ollessa estynyt.

Sihteerin tehtävänä on laatia pöytäkirjat yhdistyksen kokouksista, pitää kirjaa yhdistyksen jäsenistä ja huolehtia arkistosta.

Rahastonhoitajan tehtävänä on hoitaa yhdistyksen taloutta ja omaisuutta sekä valmistella ehdotukset tilinpäätökseksi ja talousarvioksi.

Muiden jäsenten tehtävänjaosta päättää hallitus.

24 § Hallituksen kokoukset

Hallituksen kokous on päätösvaltainen, mikäli kokouksesta on tiedotettu hallituksen keskuudessaan sopimalla tavalla ja lästä on yli puolet hallituksen jäsenistä siten, että puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja on läsnä.

Päätökset tehdään ehdottomalla enemmistöllä annetuista äänistä. Jos äänet jakautuvat tasan, ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa.

25 § Yhdistyksen nimenkirjoittajat

Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja tai tämän ollessa estynyt, varapuheenjohtaja.

5. luku

Toimihenkilöt ja toimikunnat

26 § Asettaminen, toimikausi ja toimintaan osallistuminen

Yhdistys ja hallitus voivat erityisiä tehtäviä varten asettaa hallituksen alaisia toimikuntia ja toimihenkilöitä. Tällöin on määrättävä toimikausien pituudet, kuitenkin enintään kalenterivuosi.

Toimikunnan toimintaan voi osallistua kuka tahansa yhdistyksen jäsen kiinnostuksensa mukaan.

6. luku

Hallinto ja talous

27 § Toimi- ja tilikausi

Yhdistyksen toimi- ja tilikausi on kalenterivuosi.

28 § Tilintarkastajat

Yhdistyksen taloudenhoitoa ja hallintoa valvovat tilintarkastajat. Hallituksen on toimitettava tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen sekä toimintakertomus tilintarkastajille viimeistään neljätoista (14) vuorokautta ennen vuosikokousta. Tilit on annettava tarkistettavaksi muutenkin pyydettäessä.

Tilintarkastajien tulee antaa hallitukselle kirjallinen, yhdistyksen vuosikokoukselle osoitettu kertomus toimittamastaan yhdistyksen hallinnon ja tilien tarkastuksesta viimeistään kolme (3) vuorokautta ennen vuosikokousta.

7. luku

Erityisiä määräyksiä

29 § Yhdistyksen tunnukset ja merkit

Yhdistyksen tunnuksista, merkeistä ja virallisesta ilmoitustaulusta päättää yhdistyksen kokous.

31 § Päätöksistä valittaminen

Yhdistyksen kokouksen tai hallituksen päätöksestä on yhdistyksen varsinainen jäsen oikeutettu valittamaan sillä perusteella, että se on syntynyt laista, asetuksesta, yhdistyksen tai AYY:n säännöistä poikkeavassa järjestyksessä taikka menee toimielimen toimivaltaa ulommas tahi on muutoin lain, asetuksen, yhdistyksen tai AYY:n sääntöjen taikka yhdistystä koskevien määräysten vastainen.

Valitus on tehtävä ylioppilaskunnan hallitukselle neljäntoista (14) vuorokauden kuluessa päätöksentekopäivästä, tai milloin päätös koskee jäsentä henkilökohtaisesti, saman ajan kuluessa siitä, kun hän sain päätöksestä tiedon. Valituksesta on samalla ilmoitettava yhdistyksen hallitukselle.

Päätöksestä, joka on luonteeltaan yksinomaan asian valmistelua tai toimeenpanoa, ei kuitenkaan voi valittaa.

32 § Sääntöjen muuttaminen

Muutoksia näihin sääntöihin voidaan tehdä, jos muutosesitys on tullut hyväksytyksi vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kahdessa peräkkäisessä yhdistyksen kokouksessa, joiden väli on vähintään neljätoista (14) vuorokautta. Muutosesitys on mainittava kokouskutsussa.

Muutosesityksen voi tehdä hallitus, yksi kymmenesosa (1/10) yhdistyksen varsinaisista jäsenistä tai viisi (5) yhdistyksen varsinaista jäsentä kirjallisena hallitukselle. Varsinaisten jäsenten tekemä ehdotus on käsiteltävä seuraavassa yhdistyksen kokouksessa.

33 § Yhdistyksen purkaminen

Yhdistys katsotaan purkautuneeksi, jollei kahteen (2) vuoteen ole ollut yhdistyksen kokouksia, vaikka edellytyksen niiden pitämiselle olisivat olleet olemassa.

Niin ikään yhdistys purkautuu, jos yhdistys tekee siitä päätöksen kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kahdessa (2) peräkkäisessä kokouksessa, joiden väli on vähintään kolmekymmentä (30) vuorokautta. Purkautumisesitys on mainittava kokouskutsussa.

Yhdistyksen purkauduttua tai sen tultua lakkautetuksi siirtyvät sen varat AYY:lle käytettäväksi näiden sääntöjen 2 §:n mukaiseen tarkoitukseen tai sen ollessa mahdotonta AYY:n alayhdistysten toiminnan tukemiseen.

34 § sääntömuutoksen tai purkautumisen voimaantulo

Sääntömuutos tai purkautumispäätös tulee voimaan, kun AYY:n edustajisto on sen vahvistanut.

35 § Säännöissä määräämättömät asiat

Asioissa, joista näissä säännöissä ei erikseen määrätä, noudatetaan soveltuvin osin AYY:n sääntöjä, yhdistyslakia, sekä hyviä tapoja.

In brief in English

This part of the rules in purely for the convenience of our English-speaking members, and in case of any contradictions with the Finnish version, the Finnish one is to be considered to be in the right.

1. Section

Name, location, purpose, and languages

1 § The name and location

The Finnish name of the association is ‘Polin lääketieteellisen tekniikan yhdistys’, translated to ‘The Biomedical Association of Otaniemi’, and shortened to ‘Plätty’ in both languages.

2 § The purpose and activities

The purpose of the association is to bring together those interested in the field of medical technology, and to create and upkeep relations to the teaching body of the university, to the medical technology industry, and to the research institutes. The association also aims to drive the interests of the students of the field and to introduce them better to it.

4 § The official languages

The official languages of the association are Finnish and English. The primary language for official communications is English, and the sitting board may choose their language for the official records.

2. Section

Members and fees

5 § members

Anybody belonging to the AYY may join as an official member of the association.

6 § Membership list

The association has to keep a record of all of its members.

7 § Membership fees

The board may choose to collect membership fees, if they so desire.

3. Section

The meetings

11 § General Meetings

The general meetings of the association are the General Annual Meeting, Election Meeting, and Additional Meetings.

12 § General Annual Meeting

General Annual Meeting is to be held during the spring semester, and at least the following issues are to be handled there:

1. Annual report for the previous year
2. Accounting report and financial statement
3. Auditor report
4. Approval of the financial statement
5. Granting of the exemption from liability to the accountable.
6. Plan of action for the current year, prepared by the sitting board
7. Budget for the current year, prepared by the sitting board.
8. Deciding whether the membership fees will be collected, and what is the amount and due date.

13 § Election meeting

Election Meeting is to be held during November or December, and at least the following issues are to be handled there:

1. Electing the chairman, secretary, treasurer, and other members of the board for the coming year.
2. Electing the association officials for the coming year.
3. Electing two auditors and their personal standbys.

14 § Additional meetings

Additional Meetings may be held, when the board deems it necessary.

15 § Member’s rights in the meetings

Every member of the association has the right to participate and partake to the meetings. In addition, the official members (those belonging to AYY) have also the right to vote.

17 § Calling a meeting

The meetings are to be called by publishing an invitation on the association website and on the membership mailing list at least seven (7) days before the meeting occurs. The invitation has to contain the time and the place of the meeting, as well as its agenda.

18 § Quorum

The meeting has quorum if it’s been called as detailed above, and there are at least five (5) official members of the association present.

4. Section

The board

21 § The board

The association is being governed by a board, selected for a single calendar year at the time. The board consists of the chairman, secretary, treasurer, and between one and three (1-3) other members, if the board so chooses.

22 § The purpose of the board

The purpose of the board is to:

1. Be in charge of the association.
2. Prepare the agenda for the meetings, and to fulfill the decisions made in the meetings.
3. Take care of the assets of the association.
4. Accept new members.
5. Prepare the Plan of Action and the Budget for the coming year.
6. Oversee the association officials.
7. Call the general meetings, if needed.
8. Represent the association.

23 § Members of the Board

The head of the board calls the board meetings and acts as the chairman in them. They’re also responsible for inviting the association meetings, and for making sure that the association acts according to its rules.

The board names a vice chairman for the association who fulfills the responsibilities of the chairman if they are obstructed.

The secretary prepares the meeting minutes for the association meetings, keeps a list of the members, and takes care of the archives.

The treasurer is responsible for the finances of the association, and for preparing the annual financial statement and budget.

The responsibilities of the other members are decided by the board.